La Fondation Cordite
Le nom complet de l'organisation sera “La fondation Cordite du Département de génie mécanique et génie aérospatial du Collège militaire royal du Canada”. Les noms abrégés “La fondation Cordite” ou, simplement, “La fondation” seront dorénavant employés dans la présente constitution. Les biens monétaires de la fondation seront mis en banque sous le nom “Le compte en fiducie de la fondation Cordite” et le nom abrégé “Le compte en fiducie” sera employé ci-après.
La fondation respectera les deux langues officielles du Canada et, au meilleur de ses capacités, communiquera avec ses membres dans leur langue de préférence. Les documents officiels de la fondation seront publiés en format bilingue. Toutefois, s’il existe des écarts entre la version française et anglaise du présent document ou toute autre publication officielle de la fondation, la version anglaise aura préséance.
Le mandat de la fondation est de fournir un support financier à certaines activités du personnel et des étudiants du département de génie mécanique et de génie aérospatial qui valorisent leur vie au Collège militaire royal du Canada. Normalement, la fondation ne fournira pas de support financier aux activités qui relèvent de la couronne et elle ne paiera pas de salaires, sous aucune forme.
Le fond de l’unité du CMR est établi par le commandant du CMR sous l’autorité de l’article 27.01 des Ordres et Règlements royaux (QR&O), aussi prévu dans les articles 2.83 et 2.87 de QR (Collèges militaires canadiens), par les règles du NPF et dans les instructions du fond de la Base des forces armées de Kingston. Le compte en fiducie consiste en une partition du fond de l’unité du CMR, établi sous l’autorité du commandant afin de recueillir les biens monétaires de la fondation.
La fondation œuvra à: obtenir des dons financiers pour le compte en fiducie, tout en respectant les règlements nationaux et locaux gouvernant les sollicitations de patronage et les dons; à promouvoir la fondation, le département de génie mécanique et génie aérospatial, ainsi que les activités départementales qu’elle estime être importantes; et présenter des recommandations au directeur du compte en fiducie au NPF du CMR à propos de dépenses reliés aux activités compatibles au mandat de la fondation. Ces activités peuvent inclure, mais ne sont pas limitées aux activités suivantes:
Toute personne voulant devenir membre de la fondation qui se présente à l'assemblée générale annuelle (AGA) avec un don de 100.00$ ou plus sera considérée comme membre provisoire de la fondation. Cette personne aura le droit de participer à l'assemblée générale mais n'aura pas le droit de vote. Les membres provisoires qui auront fourni au secrétaire de la fondation une adresse courriel active, une adresse postale ou un numéro de téléphone seront inclus sur la liste des membres, en tant que membre provisoire.
Toute personne voulant être inclue dans la liste des membres, qui aura fait un don, accepté par le Commandant, et qui aura fourni au secrétaire de la fondation une adresse courriel active, une adresse postale ou un numéro de téléphone sera inclue sur la liste des membres en tant que membre sans-droit-de-vote. Cette personne aura le droit de participer à l'assemblée générale mais n'aura pas le droit de vote.
Toute personne voulant être inclue sur la liste des membres qui aura fait un don accepté par le Commandant. Ce don doit être de 100.00$ ou plus. Cette personne doit aussi avoir fourni au secrétaire de la fondation une adresse courriel active, une adresse postale ou un numéro de téléphone qui sera inclue sur la liste des membres en tant que membre non-distingué. Cette personne aura le droit de participer à l'assemblée générale de la fondation, le droit de vote, le droit de mettre d’autres membres en nomination pour un poste sur le conseil d'administration, et le droit d'être élu secrétaire ou trésorier du conseil d'administration de la fondation, en tant que directeur avec droit-de-vote, et de participer pleinement à toutes discussions.
Toute personne voulant être inclue sur la liste des membres et qui a fait un don, accepté par le Commandant, de 500.00$ ou plus, et qui aura fourni au secrétaire de la fondation une adresse courriel active, une adresse postale ou un numéro de téléphone, sera inclue sur la liste des membres en tant que membre distingué. Les membres distingués ont: le droit de participer aux assemblées générales de la fondation, le droit de vote, le droit d’être élu sur le conseil d'administration et, si élu, le droit de participer aux réunions du conseil d’administration et de participer à l’administration quotidienne de la fondation en remplissant les responsabilités proscrites par leur position.
Les sept membres élus du conseil d’administration forment le gouvernement de la fondation. Chaque membre du conseil d'administration, à l'exception des membres ex-officio, sera élu par les membres de l’assemblée ayant le droit de vote. Les élections seront normalement tenues lors de l'assemblée générale annuelle. Le conseil d’administration est composé du: président, vice-président, secrétaire, trésorier, et un maximum de deux membres élus sans portefeuille. Seuls les membres distingués de la fondation sont éligibles à être élu sur le conseil d'administration, à l'exception des postes de secrétaire et de trésorier de la fondation qui aussi ouvert aux membres non-distingués. Le mandat des membres du conseil aura normalement une durée de deux ans. Cependant, il n’y a aucune limite au nombre de mandats, consécutifs ou autrement, qu’un membre peur servir sur le conseil d’administration.
Un membre du conseil d'administration qui manque à ses devoirs, peu importe la raison, ou dont le comportement jette le discrédit sur la fondation, le Collège militaire royal ou les principes qui les gouvernent, peut être congédié par un vote majoritaire de l’assemblée. Ce vote peut être initié par le Commandant, par un vote majoritaire du conseil d'administration ou par une pétition signée par au moins un tiers des membres distingués de la fondation.
Tout membre, autre qu'un membre du conseil d'administration, dont le comportement jette le discrédit sur la fondation, le Collège militaire royal ou les principes qui les gouvernent, pourra être rayé de la liste des membres et exclu de toutes participations aux activités de la fondation. Cette expulsion sera considérée par le conseil d'administration, à la recommandation du Commandant, et sera mise en pratique à la suite d’un vote majoritaire du conseil d'administration.
Tout membre dont l'adresse courriel, l'adresse postale et le numéro de téléphone fournis au secrétaire deviennent inactifs ou s’il/elle manque à l'appel du secrétaire, sera temporairement rayé de la liste des membres lorsqu'il s'agit de déterminer si le quorum est atteint pour passer à un vote hors de l’AGA. Cette personne sera considérée comme étant un/une expulsé(e) temporaire d’ordre administratif de la fondation. Une personne sous expulsion temporaire d’ordre administratif de la fondation perdra tous ses droits de membre jusqu'à ce qu'il/elle reprenne contact avec le secrétaire de la fondation et lui fournisse une adresse courriel, une adresse postale, un numéro de téléphone ou qu’il/elle se présente à la prochaine AGA, ce qui lui permettra d’être restitué au même rang détenue avant son expulsion.
Le conseil d'administration est le corps dirigeant de la fondation, responsable de la gestion quotidienne de la fondation, de la sollicitation de dons, du triage et de l'évaluation des demandes d’aide financière au nom du département de génie mécanique et génie aérospatial, de la mise à jour de la liste des membres, de communiquer avec les membres, de l’organisation de l'assemblée générale et se doit présenter des recommandations au directeur du compte en fiducie au NPF du CMR en ce qui a trait aux dépenses de la fondation. Les membres du conseil se doivent d’offrir leurs services tout à fait gratuitement. Les membres fondateurs du conseil d’administration sont énumérés dans l’Annexe A.
Président – Le président de la fondation est responsable de la gestion stratégique de la fondation, la gestion de tout ce qui a trait aux dons, et de faire des recommandations au trésorier en ce qui concerne les dépenses de la fondation. Il/elle se doit de présider l’AGA ainsi que les réunions semi-annuelles du conseil d’administration. Le président doit être élu de la liste des membres distingués de la fondation, à mandat de deux ans, après quoi il/elle pourra être réélu.
Vice-président – Le devoir principal du vice-président est de participer à la gestion de la fondation de façon à ce qu’il/elle puisse assumer toutes les fonctions du président dans l’éventualité où ce dernier deviendrait incapable de remplir son poste. De plus, le vice-président est responsable de la planification et de la micro-gestion des sollicitations. Le vice-président doit être élu de la liste des membres distingués de la fondation, à un mandat de deux ans, après quoi il/elle pourra être réélu.
Trésorier – Le trésorier de la fondation est responsable de la mise à jour du grand livre du fond en fiducie de la fondation, de faire des recommandations au Commandant en ce qui concerne l’acceptation de dons, de présenter les demandes d’aide financière aux membres du conseil d’administration pour approbation, et de recommander des dépenses au directeur du fond de crédit du NPF, sous autorisation du président ou du vice-président. Pour être éligible à la position de trésorier, la personne doit être un membre distingué ou non-distingué de la fondation et un officier militaire ou un employé civil et régulier du département de la Défense nationale, occupant une position équivalente à celle d’un officier militaire occupant une position de cadre au CMR. Le trésorier sera élu à un mandat de deux ans, après quoi il/elle pourra être réélu.
Secrétaire – Le secrétaire de la fondation est responsable de la gestion administrative quotidienne de l'organisation, de la mise à jour de la liste des membres, des communications aux membres, de s’acquitter des tâches administratives de planification liées aux réunions du conseil d’administration et de l’AGA. De plus, le secrétaire est responsable de la préparation traitement de façon de tous documents traitant du compte en fiducie. Le secrétaire de la fondation doit être un membre distingué ou non-distingué de la fondation. Normalement, il/elle sera un employé régulier du département de génie mécanique et génie aérospatial, civil ou militaire. Le secrétaire sera élu à un mandat de deux ans, après quoi il/elle pourra être réélu.
Directeur du département – Le Directeur du département de génie mécanique et génie aérospatial au CMR sera un membre ex-officio, non-élu de la fondation. Il aura le droit de participer pleinement à toutes discussions, de faire des présentations au conseil d’administration et à l’assemblée générale. Par contre, il n’aura pas de droit de vote au sein du conseil d’administration. Nonobstant la possibilité que le directeur du département de génie mécanique soit également un membre de la fondation, peu importe le niveau, il ne peut combler aucune autre position que celle de membre ex-officio du conseil d’administration, ci-haut défini.
Membres sans portefeuille - Le rôle principal des membres sans portefeuille est de participer activement aux réunions du conseil d’administration et de s'assurer que la fondation maintient une direction stratégique en accord avec la présente constitution et le consensus général des membres de la fondation. Au maximum, deux membres sans portefeuille peuvent être élus, de la liste des membres distingués, à un mandat de deux ans, après quoi ils/elles pourront être réélus.
Le conseil d’administration se réunira à la demande du président, au moins une fois par année, en personne ou virtuellement. Normalement, le conseil se réunira au début de la session académique d'automne afin de commencer la planification de l'assemblée générale et discuter des initiatives à prendre dans le but de maximiser les récoltes de dons durant la fin de semaine des anciens. Normalement, une deuxième rencontre se tiendra à la fin de la session académique d'hiver afin de considérer les propos soulevés lors de l'assemblée générale et de planifier les activités de sollicitation prévus pour la fin de semaine de graduation.
Jusqu’à la tenue de la première assemblée générale de la fondation, les membres distingués fondateurs indiquées ci-dessous ont servi comme directeurs intérimaires:
| Président | Michael F. Bardon |
| Vice-président | Craig Wood |
| Trésorier | Michael F. Bardon |
| Secrétaire | Robert W. Tucker |
| Membre sans portefeuille | Pierre Bussières |
| Membre sans portefeuille | Doug Hamilton |
L'ensemble des membres doit se rencontrer une fois par an à l'appel du président afin de considérer les affaires de la fondation. L’assemblée générale annuelle coïncidera normalement avec le dîner annuel du Département de génie mécanique et aérospatial et peut avoir lieu dans un forum en ligne approprié si la réunion ne se tient pas en personne. Le secrétaire invitera les membres, par courriel, au souper et à l'assemblée au moins vingt jours ouvrables avant l’événement. Le secrétaire acceptera des propositions des membres et ajoutera les points à l'ordre du jour, jusqu'à 10 jours ouvrables avant l'assemblée. Il distribuera l'ordre du jour aux membres, au moins 5 jours ouvrables avant l'assemblée. L'ordre du jour fourni aux membres comprendra une liste de toutes les propositions connues, qui seront soumises à un vote de l'assemblée, afin d'établir les priorités.
L’assemblée se déroulera normalement dans l’ordre qui suit:
Le secrétaire compilera un procès-verbal pour toute rencontre et s'assurera qu'il soit distribué aux membres, par courriel seulement, dans les 30 jours suivant la rencontre. Une copie du procès-verbal sera fournie au directeur du NPF du CMR. Si un vote hors de l’AGA est requis, le conseil d’administration suivra les instructions décrites dans l’article 403, ci-dessous.
À la suite de l’ouverture de l’assemblée générale par le président, le secrétaire prendra les présences et, s'il y a une majorité des membres votants présents, avisera le président que le quorum est atteint. Si deux tiers des membres votants, sont présents, le secrétaire avisera le président que le quorum constitutionnel est atteint. Dans chaque instance, les présences doivent comprendre les votes par procurations délégués à des membres distingués ou non-distingués qui sont eux-mêmes présents.
Si un quorum est atteint lors de l'assemblée annuelle, le président peut soumettre des propositions au vote. Seuls les membres ayant le droit de vote peuvent voter. S’il y a égalité, le président aura la voix prépondérante. Le membre ex-officio et les membres provisionnels présents à l'assemblée n'ont pas le droit de voter. Le vote sera un vote à main levée, complété par les documents des votes par procuration. Le secrétaire devra noter le nombre de votes par procuration soumis par chaque membre présent à l’assemblée générale. L'élection des membres du conseil d’administration et les votes sur des motions d’affaires courantes requiert l’atteinte d’un quorum et le vote sera remporté par la majorité des votants. Si des amendements à la constitution sont présentés à l’assemblée, le un quorum constitutionnel doit être atteint. En telle situation, un vote majoritaire des deux tiers des votants est requis pour que les amendements soient ratifiés.
Si un quorum n’est pas atteint lors de l'assemblée générale annuelle, le président peut continuer l'assemblée générale, mais aucune proposition ne peut passer au vote. La liste des motions devra plutôt être soumise à l'assemblée sous forme de vote hors de l’AGA.
Puisque les membres de la fondation ne se rencontrent qu'une fois par année, il peut arriver que certains sujets doivent être considérés par l'ensemble des membres, entre les rencontres annuelles. Aussi un mécanisme est requis pour permettre la résolution des affaires de la fondation lorsqu'un quorum n'existe pas à l'assemblée générale annuelle. Le vote administratif rempli ce rôle. Lorsqu'un membre du conseil se rend compte d'un item qui devrait être considéré avant la prochaine assemblée annuelle, ce membre avisera le président. Si le président est d'accord, il/elle engendra un vote administratif.
Ayant été chargé d'obtenir un vote administratif, le secrétaire informera les membres, par courriel, téléphone ou fax, du sujet sous considération sous forme de motion. Par exemple: “Il est proposé qu'une somme n’excédant pas 500$ soit allouée à la classe de troisième pour leur permettre d'accomplir le projet décrit ici-bas...”. Le secrétaire demandera aux membres ayant droit de vote d'envoyer leur vote par couriel, fax ou lettre dans un délais donné (normalement dix jours de travail). Les membres sont encouragés à discuter du sujet (par couriel, téléphone ou en personne) avant de décider leur vote. Après que tous les votes aient été reçus ou que le délais soit passé le secrétaire comptera les votes et donnera le résultat au président. Le nombre de réponses doit constituer un quorum ou un quorum constitutionnel selon le cas. La détermination du quorum inclura les votes d'abstention reçus dans les délais requis.
Ayant reçu les résultats du vote le directeur déclarera la motion “acceptée” ou “refusée” et prendra l'action requise. Le secrétaire avisera les membres du résultat par courriel.
Les membres ordinaires et les membres distingués qui ne peuvent pas se présenter à l'assemblée annuelle sont encouragés d'employer leur vote par procuration qu'ils peuvent remettre par l'entreprise d'un membre qui sera présent à l'assemblée. Un membre ordinaire peut soumettre le vote par procuration d'un autre membre ordinaire seulement. Un membre distingué de la fondation peut soumettre un vote par procuration d'un autre membre distingué ou d'un membre ordinaire. Pour soumettre une procuration un membre doit donner, au membre assigné, un document de procuration sous la forme suivante:” (nom du membre assignant la procuration) assigne une procuration générale à (nom de l'assigné(e)) afin qu'il/qu'elle puisse voter de ma part à l'assemblée annuelle prévue pour (date de l'assemblée) avec les restrictions et instructions spécifiques suivantes...... “Une procuration peut être complètement générale, permettant à la personne assignée de voter à son gré; d'autre part elle peut être très spécifique en termes de quels votes sont autorisés et en terme de la nature du vote à soumettre dans chaque cas. En tous cas le document de procuration (couriel permis) doit être daté. Pour soumettre un vote par procuration, une copie du document de procuration doit être donnée au secrétaire de la fondation avant que l'assemblée générale annuelle soit appelée à l'ordre.
Le but de cette section est de fournir l'information et la direction requises aux membres du conseil qui ont des responsabilités fiscales vis-à-vis le compte de crédit de la fondation. Le manuel des forces armées canadiennes A-FN-105, Policy and Procedure for NPF Accounting, demeure la publication autoritative qui formule la conduite des affaires du RMC Unit Fund et donc par conséquent, les affaires du compte de crédit de la fondation.
Le gérant des fonds non publics du CMR informera le trésorier de la fondation des détails fiscaux, relevant du fond de crédit, nécessaires afin qu'il/qu'elle puisse remplir ses charges. En particulier le gérant des fonds non publics du CMR donnera au trésorier, sur demande, un relevé de compte et les détails entourant tout don au fond de crédit qui n'a pas été approuvé au préalable par la fondation. Le gérant des fonds publics du CMR avisera aussi le trésorier de l'acceptation ou du rejet de tout don fait au fond de crédit. Le gérant des fonds non publics du CMR sera aussi responsable de fournir au trésorier des conseils en ce qui concerne la pertinence des dépenses du fond de crédit selon les ordonnances et règlements des fonds non publics.
Le trésorier de la fondation est responsable pour toutes les soumissions faites au gérant des fonds non publics du CMR et constitue l'autorité compétente et le signataire des demandes de dépenses, approuvées par la fondation, envoyées au gérant des fonds non publics du CMR.
Tous dons faits directement à la fondation seront traités par le secrétaire de la fondation et transmis au trésorier avant d'être soumis au gérant des fonds non publics du CMR. Une copie de chaque formulaire de don, qu'il ait été accepté ou rejeté par le Commandant sera envoyée au trésorier qui la passera au secrétaire afin de tenir les fichiers à date, que le don original ait été soumis à la fondation ou non.
L'argent de la fondation déposé au fond de crédit provient de:
L'année budgétaire de la fondation débutera le premier avril pour coïncider avec les opérations du fond non public du Département de la défense nationale. Les dépenses du capital de la Fondation détenu en fiducie par NPF ne peuvent être payées qu’après approbation par les membres généraux; soit lors d’une assemblée générale annuelle, soit par un vote de secrétariat tenu conformément à l’article 403 de la Constitution. Le conseil d’administration peut autoriser le paiement de toute dépense qui peut être payée soit :
Les reçus pour déclaration d'impôts seront préparés par le gérant des fonds non publics du CMR après que le don ait été accepté par le commandant du CMR ou son représentant. Les reçus seront normalement envoyés en février de l'année suivant la date du don (avant la date limite de soumission des déclarations d'impôts, 30 avril). Les reçus ne peuvent être donnés qu'aux individus dont l'adresse postale est connue du secrétaire de la fondation.
Le fond de l'unité du CMR, et par extension le fond de crédit, sera audité selon les ordonnances et règlements des suivants:
Seuls les membres du conseil sont autorisés à prendre des obligations fiscaux au nom de la fondation. Le trésorier a l'autorité de faire les dépenses requises pour soutenir les activités approuvées par le conseil.
On espère que le capital de la fondation augmentera de façon à ce que les intérêts deviennent suffisants pour fournir la majorité du support financier des activités. Les dépenses seront donc normalement limitées par les revenus annuels. Le conseil ne s'engagera pas à dépenser un montant plus grand que la somme totale des revenus dans une année donnée, à l'exception de dons spécifiques, sans avoir obtenu l'approbation des membres par un vote général. Puisque les revenus des années initiales seront faibles le conseil est autorisé à s'engager à des dépenses additionnelles jusqu'à 20% des dons reçus durant la première année, cette somme étant réduite de 2% par an jusqu'à la 11e année d'opération de la fondation. On espère qu'à cette date la fondation pourra opérer sans se servir du capital. Toute portion des limites qui n'a pas été employée durant une année fiscale peut être allouée à l'année suivante et seulement qu'à l'année suivante.
